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亚愽国际app下载电子公文管理办法
发表日期: 2012-03-21 作者: 文章来源:
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第一章 总 则

第一条 为规范亚愽国际app下载(以下简称“我所”)电子公文管理,维护电子公文的真实、完整、可用和安全,提高公文流转效率,根据国家电子公文管理和中科院公文管理的有关规定,制定本办法。

第二条 本办法中的电子公文,是指我所通过ARP公文系统接收或制发的具有规范公文体例和版式的电子数据。ARP公文系统不得制发和办理涉密公文。

第三条  电子公文管理遵循电子环境下文件形成和产生效用的规律,坚持“集中统一、全程管理、规范标准、安全可靠”的基本原则。

第四条 电子公文具备公文效力。

第二章 机构及职责

第五条 我所信息化工作领导小组在电子公文方面的管理职责是:

(一)贯彻落实中科院对电子公文管理的各项要求,督促公文管理部门做好电子公文的管理工作。

(二)落实我所ARP公文系统运行维护部门,督促做好系统的技术支持和运行维护,协调解决系统使用中出现的问题。

(三)为我所电子公文管理提供必要的物力和财力保障。

第六条 我所公文管理部门负责全所电子公文管理。具体职责是:

(一)制定我所电子公文管理的规章制度,指定公文管理员和系统管理员。

(二)督促指导所属各部门的ARP公文系统使用,组织开展培训工作,做好系统的技术支持和运行维护,协调解决ARP公文系统使用中出现的问题。

(三)我所电子公文的审核。

(四)及时接收送达我所的电子公文并做好拟办工作。

(五)我所电子印章管理。

(六)全所电子公文的归档管理。

(七)我所内设机构及使用人员的电子公文系统权限管理。

第七条我所各部门负责本部门电子公文管理,具体职责是:

(一)贯彻落实研究所对电子公文管理的各项要求,规范使用公文系统。

(二)本部门起草的电子公文的审核和归档。

(三)及时接收和办理送达本部门的电子公文。

第三章 发文和收文处理

第八条 我所电子公文发文处理程序为:

(一)发文部门指定拟稿人通过ARP公文系统行文,行文规则及文件格式须符合《亚愽国际app下载公文处理标准》;拟好的文稿提交部门负责人审核。

(二)部门负责人认真审核公文文稿,需其他部门负责人联合审核的公文,须提交联合审批部门审核。部门审核通过后,公文文稿提交公文管理部门负责人核稿。

(三)公文管理部门负责人应对公文的行文规则、格式和内容等严格把关,将存在严重问题的文稿退回拟稿部门重新修改。审核通过后,按所领导职责分工将公文文稿提交主管所领导签发。主管所领导如认为需其他所领导会签的,应在签发意见中明确说明并提交其他所领导会签。签发通过的公文文稿提交公文管理员复审。

(四)公文管理员需对公文格式和排版、成文时间等进行认真核查,并按照《亚愽国际app下载公文发文字号编制规范》(科成生发办字〔2010〕30号)的规定编制文号,加盖电子印章,设置系统收文单位和打印份数。审核完成后,提交拟稿人复审。

(五)拟稿人对文稿进行最后审核。审核无误后点击“发送”,将电子公文通过ARP系统发送至收文单位,不通过ARP系统发送、须打印纸质文件的,按规定通过其他方式发送。拟稿人应及时通过ARP系统打印《公文批办单》,经本人签字、签发所领导签字,连同按照公文格式打印的正文及附件各一份提交公文管理员归档。

(六)电子公文发送后,拟稿人应在1个工作日内对所发公文的接收情况进行核查,对紧急公文应及时与接收单位联系,确保公文正常接收。

第九条 我所电子公文收文处理程序为:

(一)公文管理员在工作时间应每天登录ARP公文系统查收电子公文(工作日至少上下午各1次)。

(二)公文管理员接收电子公文后,应核查公文的完整性和有效性,检查无误后方可办理。如有问题应及时与发文单位联系。

(三)公文管理员根据来文内容提出初步拟办意见,提交公文管理部门负责人。

(四)公文管理部门负责人对提出的初步拟办意见进行审核并提出处理意见,重要来文应提交所领导批示。

(五)文书管理员根据处理意见和领导批示,将电子公文提交给相关领导、部门负责人或其他人员。处理意见或领导批示中明确到具体人员的,发送到具体人员;明确为部门的,发送到部门负责人。一般传阅件可通过系统同时提交给多个阅件人阅批。

(六)除一般传阅件可签批“已阅”外,其他电子公文阅件人应明确签批办理意见。所领导或公文管理部门负责人签批到部门承办的,承办部门负责人要提出具体办理要求和安排,并将电子公文提交给本部门承办人员办理。具体承办人员应在办理意见中注明办理结果或办理工作进展情况。

第十条 电子公文办理流程各个环节相关人员应及时完成公文处理工作。

第四章 电子印章管理

第十一条 我所电子印章由中科院办公厅统一制作、颁发。

第十二条 电子印章的使用要求如下:

(一)ARP公文系统中的电子印章仅用于电子公文处理。

(二)严格按照印章管理有关规定使用电子印章,严禁空打印、空发印章。

(三)实物印章更换时,须同步更换电子印章。更换电子印章向中科院办公厅提出书面申请,并附新印模。

第五章 应急与安全

第十三条 应急管理:

(一)当ARP公文系统出现故障,引发电子公文无法正常办理时,应及时通知公文管理部门查明原因,排除故障。

(二)公文管理部门不能排除的故障,应及时联系中科院ARP公文系统运维单位处理。

第十七条 各部门应加强对ARP公文系统的安全管理及使用人员的安全保密教育。

(一)使用人员首次登录系统时,应立即修改口令,并定期更换。因登录口令泄露造成的后果由本人自负。

(二)当使用人员调离或岗位发生变化时,公文管理部门应及时进行用户删除或权限调整,并办理相关手续。

第六章 归档

第十四条  电子公文的归档工作按照《亚愽国际app下载档案管理工作标准》(科发办字〔2005〕373号)执行。

第十五条 电子公文归档范围和保管期限按照《亚愽国际app下载院属单位文件材料归档范围与文书档案保管期限表》和《亚愽国际app下载机关文件材料归档范围与文书档案保管期限表》执行。

第十六条 归档要求:

(一)办理完毕且具有保存价值的电子公文,须及时打印纸质件。归档时,须将电子公文与对应的纸质件同步归档。

(二)打印的纸质发文稿纸,在签发栏中应由签发人签名(或盖签名章)。

(三)电子公文应及时进行预归档,并参照纸质档案管理要求进行分类整理后,于次年6月底之前归档。

(四)电子公文归档时,应当进行真实性、完整性、可用性鉴定、检测,并由部门责任人确认后,办理移交手续。

    第十七条  电子公文档案的保管和利用执行国家及中科院相关规定。
第七章 监督与责任追究

第十八条 有下列行为之一者,研究所将视情节轻重追究相关部门和人员的责任;对于情节较轻的责成其限期整改,情节严重的予以行政处分;触犯法律法规的移交司法部门依法追究责任。

(一)电子公文管理维护不力,系统无法正常运转。

(二)使用ARP公文系统处理涉密公文。

(三)造成电子公文或电子印章非正常损毁或丢失。

(四)违规使用电子印章。

(五)违反规定提供、复制、公布、销毁电子公文。

(六)篡改、伪造、出卖电子公文。

(七)其他违反国家法律法规、中科院和我所相关规章制度的行为。

第八章 附 则

第十九条 本办法由所公文管理部门负责解释。

第二十条 本办法中的“ARP”指中科院资源规划项目(Academia Resource Planning)。

第二十一条 本办法自印发之日起施行。

 

(科成生发〔2012〕17 号文2012年3月19日颁布实施)


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